Datenschutzhinweise Kundenservice

DATENSCHUTZHINWEISE ZUR INTERAKTION MIT DEM KUNDENSERVICE

Erteilt gemäß Art. 13 der Verordnung 2016/679 (“Verordnung”)

V025Omni_2026/11. Veröffentlichung 09/11/2026.

1. PRÄAMBEL – WELCHE AKTIVITÄT BETRIFFT DIESER HINWEIS?
Dieser Hinweis ist der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Erbringung des Kundendienstes (“Kundenservice”) gewidmet, der erbracht wird:

• über das Formular “Kontakt”, das auf der Website verfügbar ist (“Website”); und/oder

• telefonisch über die auf der Website angegebenen Kontaktdaten; und/oder

• über die E-Mail-Adresse info@erbolariocare.shop oder info@erbolariocare.shop; und/oder

• über die privaten Nachrichten der Social-Media-Kanäle des Nutzers, Facebook und Instagram, sowie über WhatsApp; und/oder

• über den virtuellen Chat der Website; und/oder

• über das im Bereich “Widerruf online ausüben” und/oder “Widerruf” der Website verfügbare Formular.

2. VERANTWORTLICHER FÜR DIE VERARBEITUNG UND DATEN DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN (“DPO”)
Verantwortlicher für die Verarbeitung ist die L’Erbolario Società Benefit s.r.l. mit Sitz in Viale Milano 74, 26900 Lodi, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer info@erbolariocare.shop (“L’Erbolario” oder “Verantwortlicher”).
Der Verantwortliche hat gemäß Art. 37 der Verordnung einen Datenschutzbeauftragten (“DPO”) benannt, der unter folgender Adresse erreichbar ist: info@erbolariocare.shop.

3. ZWECKE DER VERARBEITUNG, VERARBEITETE PERSONENBEZOGENE DATEN, AUFBEWAHRUNGSDAUER DER DATEN

3.1 BEANTWORTUNG DER ANFRAGEN DER NUTZER

Zweck: Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Beantwortung der Anfragen der Nutzer verarbeitet.

Datenkategorien: Für diesen Zweck werden die Daten verarbeitet, die der Nutzer über die gewählten Kontaktkanäle bereitstellt, wie nachstehend angegeben:

• Formular im Bereich “Kontakt” der Website: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und die weiteren vom Nutzer im Formular gegebenenfalls bereitgestellten Daten (z. B. Bestellung);

• die E-Mail-Adresse info@erbolariocare.shop oder info@erbolariocare.shop: E-Mail-Adresse und Informationen in der vom Nutzer gesendeten Mitteilung;

• Telefon: Telefonnummer, Name des Kunden und die weiteren zur Bearbeitung der Anfrage erforderlichen Daten;

• private Nachrichten der Social-Media-Kanäle des Nutzers (Facebook und Instagram sowie über WhatsApp): Name oder Nickname und die in der Anfrage gegebenenfalls bereitgestellten Daten, Telefonnummer;

• virtueller Chat: Die Funktionsweise des Chats sieht keine Eingabe personenbezogener Daten vor – die der Nutzer folglich nicht angeben muss –, außer wenn der Nutzer darum bittet, von einem Mitarbeiter des Kundenservice kontaktiert zu werden, und dabei seinen Namen und seine E-Mail-Adresse angibt, sofern dies verlangt wird. In diesem Fall verarbeitet der Kundenservice zusätzlich auch die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlichen personenbezogenen Daten (z. B. eine Bestellnummer);

• soweit anwendbar: technische Metadaten, wie Datum und Uhrzeit der Anfrage.

Schließlich wird klargestellt, dass L’Erbolario für die Erbringung der Kundenbetreuung keine Daten besonderer Kategorien (z. B. Daten zum Gesundheitszustand) anfordert. Es ist jedoch möglich, dass der Nutzer aus eigener Initiative dem Kundenservice Informationen bereitstellt (und der Kundenservice diese folglich beantworten muss), die geeignet sind, den Gesundheitszustand zu offenbaren. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Nutzer Unterstützung hinsichtlich des Vorhandenseins von Allergenen oder der Dosierung bestimmter Produkte (z. B. Nahrungsergänzungsmittel) erbittet. Die Verarbeitung von Informationen zum Gesundheitszustand ist nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person möglich, und L’Erbolario verarbeitet die bereitgestellten Daten ausschließlich zum Zweck der Erbringung der erbetenen Unterstützung.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6.1 b) der Verordnung (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person oder Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist). Wenn die Anfrage die Verarbeitung von Daten besonderer Kategorien betrifft, ist die Rechtsgrundlage die Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchst. a) der Verordnung. Wenn die Anfrage schließlich die Ausübung von Rechten betrifft, die das Gesetz dem Nutzer verleiht (z. B. Verbraucherrechte, wie die gesetzliche Gewährleistung), ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6.1 c) der Verordnung (Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht).

Art der Bereitstellung der Daten: Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist freiwillig; es besteht für die betroffene Person nämlich keine Pflicht, die betreffenden Daten bereitzustellen. Ohne die zur Bearbeitung der Anfrage unerlässlichen Daten (z. B. alle in den Pflichtfeldern des Kontaktformulars eingegebenen Daten) ist es jedoch nicht möglich, die Anfrage des Nutzers ganz oder teilweise zu beantworten.
Hat der Nutzer eine Einwilligung erteilt, kann er sie jederzeit widerrufen, indem er an den Kundenservice schreibt, und zwar über den bereits verwendeten Kontaktweg oder an info@erbolariocare.shop. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Die Bereitstellung der Daten ist hingegen verpflichtend, wenn die Ausübung eines gesetzlich vorgesehenen Rechts verlangt wird (z. B. Verbraucherrechte; Rechte der betroffenen Personen im Sinne der Verordnung, hierzu siehe den folgenden Abschnitt 6), da die Verarbeitung der Daten erforderlich ist, um es dem Verantwortlichen zu ermöglichen, eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen, sowie dem Nutzer, die ihm vom Gesetz verliehenen Rechte auszuüben. Die Nichtbereitstellung der unerlässlichen Daten könnte daher die Bearbeitung der Anfrage verhindern oder erschweren, wobei die dem Nutzer von den anwendbaren Rechtsvorschriften zuerkannten Rechte unberührt bleiben.

Aufbewahrungsdauer der Daten: Die personenbezogenen Daten werden höchstens 36 Monate ab der letzten Interaktion mit dem Nutzer aufbewahrt, je nach Art der gestellten Anfrage. Beispielsweise fallen Anträge auf Ausübung der in der Verordnung vorgesehenen Rechte der betroffenen Personen unter die Höchstfrist für die Aufbewahrung.
Bei Nutzung des virtuellen Chats werden Gespräche, die ohne Anforderung einer Intervention durch einen Mitarbeiter des Kundenservice enden, 30 Tage lang aufbewahrt.
Es wird darauf hingewiesen, dass Anfragen, die gegebenenfalls über die Kanäle Facebook, Instagram oder WhatsApp des Nutzers eingehen und auf diesen Plattformen verbleiben, den von diesen Plattformen vorgesehenen Aufbewahrungsfristen folgen.

3.2 VERBESSERUNG DES DIENSTES UND INTERNES REPORTING

Zweck: Die zur Anforderung von Unterstützung beim Kundenservice bereitgestellten personenbezogenen Daten können verarbeitet werden, um:

• die Effizienz des Kundendienstes zu verbessern: Hat der Nutzer bereits den Kundenservice kontaktiert, kann dieser den ursprünglich bereitgestellten Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse) etwaige weitere Identifikations- oder Kontaktdaten (z. B. Vor- und Nachname, Telefonnummer) zuordnen, die der Nutzer bei späteren Anfragen, auch über andere Kanäle, bereitstellt. Diese Zuordnung ermöglicht es dem Kundenservice, den Nutzer zu erkennen und die nachfolgenden Anfragen schneller und wirksamer zu bearbeiten;

• internes Reporting, d. h. um die Anzahl und die Art der vom Kundenservice erhaltenen und bearbeiteten Anfragen aggregiert zu analysieren und die Qualität des angebotenen Dienstes zu verbessern.

Datenkategorien: identifizierende Daten, Kontaktdaten, Kontaktkanal; Tag und Uhrzeit der Anfrage; Kategorie der Anfrage (z. B. Produkt, Rücksendung usw.).

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen gemäß Art. 6.1 f) der Verordnung.

Art der Bereitstellung der Daten: Für die oben beschriebenen Zwecke verwendet L’Erbolario die ursprünglich erhobenen personenbezogenen Daten zur Verbesserung des Kundendienstes. Ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen besteht nämlich darin:

• dem Nutzer bei jeder Interaktion mit dem Kundenservice zeitnahe und präzise Rückmeldungen zu gewährleisten, und

• Umfang und Art der beim Kundenservice eingehenden Anfragen zu verstehen, um den Dienst zu verbessern.

Dieses berechtigte Interesse steht mit den Rechten und Freiheiten der betroffenen Personen im Einklang, die sich an den Kundenservice wenden und erwarten, Unterstützung in kurzer Zeit und auf effiziente Weise zu erhalten.

Aufbewahrungsdauer der Daten: Die Daten werden aufbewahrt für:

• höchstens 36 Monate ab der letzten Interaktion mit dem Nutzer, je nach Art der gestellten Anfrage. Beispielsweise fallen Anträge auf Ausübung der in der Verordnung vorgesehenen Rechte der betroffenen Personen unter die Höchstfrist für die Aufbewahrung;

• 12 Monate im Fall des internen Reportings.

3.3 GELTENDMACHUNG ODER VERTEIDIGUNG EINES RECHTS

Zweck: L’Erbolario verarbeitet die Daten der Nutzer zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts vor allen zuständigen Stellen.

Categorien der verarbeiteten Daten: Daten, die im Zusammenhang mit den in den Abschnitten 3.1 und 3.2 beschriebenen Zwecken bereitgestellt werden.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen für die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) der Verordnung. Ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen besteht darin, Rechtsmittel zu ergreifen, um nachzuweisen, dass er die Anfragen der Nutzer ordnungsgemäß beantwortet hat (auch auf der Grundlage der Bestimmungen des Verbrauchergesetzbuchs und des Zivilgesetzbuchs sowie der Verordnung) und dass er die ihm gesetzlich auferlegten Pflichten erfüllt hat. Dieses Interesse beruht auf dem verfassungsrechtlich geschützten Recht auf Verteidigung und kann gegenüber den Grundrechten und Grundfreiheiten der betroffenen Person als überwiegend angesehen werden, auch unter Berücksichtigung ihrer vernünftigen Erwartungen. Der Nutzer hat jedenfalls das Recht, der für die oben genannten Zwecke (d. h. Verteidigung eines Rechts oder Zwecke der Rechtspflege) erfolgenden Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten jederzeit aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, zu widersprechen, indem er L’Erbolario unter den im folgenden Abschnitt 6 angegebenen Kontaktdaten kontaktiert.

Art der Bereitstellung der Daten: Für den betreffenden Zweck werden Daten verarbeitet, die ursprünglich für andere Zwecke erhoben wurden (beschrieben in den Abschnitten 3.1 – 3.2). Die weitere Verarbeitung dieser Daten ist zulässig, da sie auf dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruht, zumal der betreffende Zweck mit den ursprünglichen Erhebungszwecken vereinbar ist, die die Notwendigkeit für den Verantwortlichen umfassen, seine vertraglichen und gesetzlich vorgesehenen Rechte auszuüben. Im Fall der Ausübung des Widerspruchsrechts unterlässt L’Erbolario die weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer für diesen Zweck, es sei denn, es weist zwingende schutzwürdige Gründe nach, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Aufbewahrungsdauer der Daten: Die personenbezogenen Daten werden für den Zeitraum aufbewahrt, der zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung der Rechte des Verantwortlichen oder Dritter erforderlich ist, unter Berücksichtigung der anwendbaren Verjährungsfristen und der etwaigen Dauer gerichtlicher oder behördlicher Verfahren.

4. EMPFÄNGER DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Die im vorstehenden Abschnitt 3 beschriebenen personenbezogenen Daten können an Dritte übermittelt werden, die Dienstleistungen zugunsten des Verantwortlichen erbringen und von diesem gemäß Art. 28 der Verordnung eigens benannt wurden, sowie an Mitarbeiter und/oder Mitwirkende des Verantwortlichen, die gemäß Art. 29 der Verordnung ordnungsgemäß autorisiert und angewiesen wurden. Nachstehend wird eine Liste der Kategorien von Empfängern angegeben:

• Unternehmen oder Berater, die mit der Installation und/oder Bereitstellung und allgemein mit der Verwaltung der von L’Erbolario für die in diesem Hinweis beschriebenen Tätigkeiten verwendeten Hardware und Software beauftragt sind. In diese Kategorie fallen insbesondere Zendesk Inc., Anbieter der Plattform, die für die Verwaltung der an den Kundenservice gerichteten Anfragen verwendet wird, und Shopify International Ltd., Anbieter der technologischen Plattform, auf der die Website gehostet wird, die die personenbezogenen Daten im Auftrag von L’Erbolario als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 der Verordnung im Rahmen der jeweils erbrachten Dienste verarbeiten;

• Personen, die Logistik- und Transportdienstleistungen erbringen und mit der Lieferung der auf der Website gekauften Produkte beauftragt sind;

• natürliche und/oder juristische Personen (Rechts-, Verwaltungs- und Steuerberatungskanzleien), sofern die Übermittlung für die ordnungsgemäße Erfüllung der vertraglichen Pflichten sowie der sich aus dem Gesetz ergebenden Pflichten erforderlich oder funktional ist, oder im Fall der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts.

Schließlich können die personenbezogenen Daten auch von Personen verarbeitet werden, die als selbstständige Verantwortliche für die Verarbeitung handeln, wie:

• für Zwecke im Zusammenhang mit der Durchführung von Tätigkeiten organisatorischer, administrativer, finanzieller und buchhalterischer Art können die personenbezogenen Daten an die L’Erbolario Holding s.r.l., die Mutter- und Holdinggesellschaft der L’Erbolario Società Benefit s.r.l., und für dieselben Zwecke auch an die anderen Gesellschaften der Gruppe als selbstständige Verantwortliche für die Verarbeitung übermittelt werden, aufgrund des berechtigten Interesses der Verantwortlichen am Umlauf der Informationen innerhalb derselben Unternehmensgruppe im Sinne von Art. 4.19 der Verordnung;

• Shopify International Ltd. mit Sitz in Irland, Inhaber der technologischen Plattform, auf der die Website gehostet wird, kann einige personenbezogene Daten der Nutzer als selbstständiger Verantwortlicher für die Verarbeitung verarbeiten, darunter identifizierende Daten sowie Daten zu den verwendeten Geräten und zu den Interaktionen mit der Website, und zwar für eigene Zwecke (z. B. Sicherheit). Für weitere Informationen zu den von Shopify als selbstständigem Verantwortlichen durchgeführten Verarbeitungen kann der entsprechende Datenschutzhinweis eingesehen werden. Zur Ausübung der in der Verordnung vorgesehenen Rechte gegenüber Shopify kann der Nutzer die auf der Seite Datenschutzkontrollen bereitgestellten Instrumente verwenden.

Es wird darauf hingewiesen, dass, wenn der Nutzer den Kundenservice über Plattformen sozialer Netzwerke oder Messaging-Dienste Dritter kontaktiert, die jeweiligen Betreiber seine personenbezogenen Daten auch für eigene Zwecke verarbeiten können, und zwar gemäß den jeweiligen Datenschutzhinweisen. Die von L’Erbolario für die Verwaltung und Beantwortung der Anfrage durchgeführte Verarbeitung unterliegt hingegen diesem Hinweis.

Die Liste der Empfänger der personenbezogenen Daten ist beim Verantwortlichen erhältlich.

5. ÜBERMITTLUNG DER DATEN IN DRITTLÄNDER

Die personenbezogenen Daten werden mit IT-Instrumenten verarbeitet, für die L’Erbolario Lizenznehmerin ist oder die jedenfalls aufgrund eines entsprechenden Vertrags genutzt werden. Die Anbieter dieser Instrumente und/oder der über die Website erbrachten Dienste haben ihren Sitz in der Europäischen Union. Die Verwaltung und/oder Wartung der IT-Instrumente und/oder die Erbringung bestimmter Dienste kann jedoch die Notwendigkeit mit sich bringen, dass die personenbezogenen Daten auch außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden. In diesem Fall erfolgt die Übermittlung nach einer der geltenden gesetzlich vorgesehenen Modalitäten, insbesondere: (i) das Bestehen einer Angemessenheitsbewertung durch die Europäische Kommission oder (ii) die Auswahl von Personen, die internationalen Programmen für den freien Datenverkehr beigetreten sind (z. B. EU-US Data Privacy Framework), gemäß Art. 45 Abs. 3 der Verordnung, oder (iii) die Annahme von Vertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden (sog. “Standardvertragsklauseln”) gemäß Art. 46 der Verordnung.

Weitere Informationen sind auf Anfrage beim Verantwortlichen erhältlich.

6. RECHTE DER BETROFFENEN PERSON

Die betroffene Person kann jederzeit die in den Artikeln 15 – 22 der Verordnung vorgesehenen Rechte ausüben. Insbesondere hat die betroffene Person das Recht:

• Auskunft über ihre personenbezogenen Daten sowie deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen und die Einschränkung der Verarbeitung in den in Art. 18 der Verordnung vorgesehenen Fällen zu verlangen;

• die sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, in den in Art. 20 der Verordnung vorgesehenen Fällen (sog. Recht auf Datenübertragbarkeit);

• die gegebenenfalls erteilte Einwilligung gemäß Art. 7 der Verordnung zu widerrufen;

• gemäß Art. 21 der Verordnung einen Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten einzulegen und darin die Gründe für den Widerspruch darzulegen: Der Verantwortliche behält sich vor, den Antrag zu prüfen; dieser würde nicht angenommen, wenn zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts vor Gericht dient.

Die Anträge auf Ausübung der oben aufgeführten Rechte sind an den Verantwortlichen auf eine der nachstehend beschriebenen Arten (oder auf die anderen in diesem Hinweis vorgesehenen Arten) zu richten:

• an die E-Mail-Adresse info@erbolariocare.shop oder

• durch Kontaktaufnahme mit dem Kundenservice über das dafür vorgesehene Formular auf der Website;

• per Post an die in Abschnitt 2 angegebenen Kontaktdaten.

Die Anträge auf Ausübung der Rechte der betroffenen Person können auch an den Datenschutzbeauftragten (“DPO”) unter der Adresse info@erbolariocare.shop gerichtet werden.

Der Verantwortliche beantwortet den Antrag der betroffenen Person ohne unangemessene Verzögerung und jedenfalls innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags. Diese Frist kann bei Bedarf um zwei Monate verlängert werden, wobei die Komplexität und die Anzahl der Anträge zu berücksichtigen sind; die betroffene Person ist zuvor über die Verlängerung und die Gründe dafür zu informieren.
Unberührt bleibt das Recht der betroffenen Person, gemäß Art. 77 der Verordnung Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen oder gemäß Art. 79 der Verordnung Klage zu erheben, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer Daten gegen die Verordnung oder die geltenden Rechtsvorschriften verstößt.